Urlaubsanspruch – Teil 1: ordnungsgemäße Hinweispflicht des Arbeitgebers

Nach einer Entscheidung des EuGH zum Verfall von Urlaubsansprüchen – wie bereits mehrfach im Blogg berichtet- muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter förmlich dazu auffordern Urlaub zu nehmen und sie über den möglichen Verfall belehren nur dann lässt der EuGH den Verfall von Urlaubsansprüchen noch zu.

Am 19.2.2019 hat sich auch das BAG mit dieser Frage befasst und in Umsetzung der EuGH Rechtsprechung entschieden, dass der Anspruch eines Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub in der Regel nur dann am Ende des Kalenderjahre erlischt, wenn der Arbeitgeber ihn zuvor über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat.

Bislang war noch ungeklärt, wie die Belehrung und Aufforderung im Einzelnen zu erfolgen hat. Insbesondere war ungeklärt, ob jeder Arbeitnehmer individualisiert unter Hinweis auf den ihm persönlich noch zustehenden Resturlaub aufgefordert werden muss oder ob z.B. ein generalisierender Hinweis an die Gesamtbelegschaft in einer Rund-E-Mail ausreicht.

Anhaltspunkte hierfür geben die Entscheidung des LAG Niedersachsen und des LAG Köln. Diese haben im Nachgang zu den EuGH Entscheidungen am 16.1. und 9.4.2019 entschieden, dass der Arbeitnehmer nicht nur konkret aufgefordert werden müsse den Urlaub zu nehmen sondern er auch klar und rechtzeitig darauf hingewiesen werden müsse dass der Urlaubsanspruch anderenfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres oder des Übertragungszeitraums erlischt.

“Konkret” ist die Aufforderung nur dann, wenn sie in jedem Einzelfall erfolgt.

Also für jeden einzelnen Arbeitnehmer und für jedes Jahr unter Bezeichnung der Höhe der noch bestehenden Urlaubstage und unter ausdrücklichem Hinweis, dass der Urlaubsanspruch anderenfalls verfällt bzw. in welchen Fällen er ausnahmsweise übertragen werden kann dann aber wieder zum Ende des Übertragungszeitraumes verfällt.

Regelungen in Arbeitsverträgen oder Merkblättern sind daher nicht ausreichend um die Hinweispflicht zu erfüllen. Auch der im Vorfeld vielfach diskutierten generalisierende Rund-E-Mail an die Gesamtbelegschaft wurde damit eine Absage erteilt.

In Formeller Hinsicht dürfte die Textform ausreichen um dem “Gebot der Klarheit” Rechnung zu tragen. Hält man sich vor Augen, dass die Beweislast beim Arbeitgeber liegt sollten sich diese den Empfang den entsprechenden Schreibens von jedem einzelnen Arbeitnehmer quittieren lassen.

Zu guter Letzt die Frage der “Rechtzeitigkeit”. Ausreichend dürfte die Information sein, wenn sie mit einem solchen Vorlauf erfolgt, dass der Urlaub tatsächlich noch in dem Urlaubsjahr (=Kalenderjahr) verbleibenden Zeitraum genommen werden kann.

Meist wird die Urlaubsplanung zu Jahresbeginn noch nicht feststehen. In diesen Fällen ist es sinnvoll den Hinweis erst zu einem Späteren Zeitpunkt vorzunehmen. z.B. zum Ende des 3. Quartals im September.

Nicht erforderlich dürfte es sein die einmal erteilte Mitteilung anlässlich der Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruchs zu aktualisieren. Da aber auch hier die Umstände des Einzelfalles maßgebend sein sollen wer weiß….:)

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